Få styr på sagerne inden et event
Konferencer er en sjov størrelse. Det kræver mere end man tror at skulle forberede og planlægge et sådan event. Der er nemlig mange forbehold, man skal tage sig af som arrangør. Deltagerne er nemlig ikke alle fuldstændig ens. Af samme grund er det mange gange dedikerede arrangører, der står for at stable hele seancen på benene og sende indbydelser ud. Booker man de rigtige folk til at tage hånd om eventet, så står de gerne for alle grene i processen. I stedet kan man selv fokusere på at få folk til at føle sig velkommen og sørge for, at de nyder dagen.
En god idé er at booke et firma, der kan få etableret en forbindelse til et konferencecenter. I de fleste tilfælde har den pågældende virksomhed, du booker, også gode aftaler med forskellige steder, hvilket derfor betyder, at de kan få en form for rabat hos det endelige konferencecenter. Man kender det selv fra bilforhandlere, der får gode priser på dæk, da de køber tilstrækkelige mange til deres respektive kunders biler.
Ha’ styr på forplejningen
Når du skal afholde en konference, er det vigtigt, at der er styr forplejningen. Som vi nævnte tidligere i indlægget her, er ikke alle deltagerne ens. Der bør derfor være en mulighed for, at dine deltagere kan fortælle, inden eventet starter, om der er noget, de ikke kan spise af den ene eller anden grund. Det kan være, de er vegetarer eller veganere, der betyder, at de ikke spiser kød og/eller produkter fra dyr. Det kan også være, at der er deltagere med en bestemt religiøs overbevisning. De skal naturligvis ikke udsættes for mad, de ikke kan indtage. Slutteligt kan allergier også være en faktor, der er afgørende for om eventet ender vellykket eller ej for den enkelte.
Alt dette har et eventuelt bureau naturligvis styr på og er noget, de vil konferere med køkkenet om hos dit valgte konferencecenter.
Overvej forskellige aktiviteter
En anden vigtig del er aktiviteter. Der findes intet værre end at sidde stille og lytte på forskellige oplægsholdere en hel dag og eftermiddagen med. Fysiske aktiviteter kan være gode for krop og sind, når man skal kunne holde koncentrationen i længere tid. Overvej derfor om I kan få lagt lidt aktiviteter ind i jeres konference for at booste deltagernes opmærksomhed.
Den sidste ting, vi vil nævne her, er elektronik. Sørg for at der er styr på alt elektronik, når I slår dørene op, og deltagerne begynder at vælte ind. Det er både træls og pinligt at være deltager til et event, hvor teknikken driller.
God fornøjelse.